1. Requerimento assinado pelo representante legal da entidade, com sua qualificação completa - nome, estado civil, se for o caso informar a existência de união estável, profissão, filiação, endereço, CPF, RG e endereço eletrônico se houver – constando ainda o nome completo da associação, dirigido ao Serviço de Registro Civil das Pessoas Jurídicas de Osório/RS, solicitando a “averbação da alteração da diretoria,(deve constar Ata de eleição, posse, número e tempo de mandato) declarando, sob pena de responsabilidade civil e criminal, que os requisitos legais e estatutários, inclusive de instalação e quórum da assembleia, foram observados”, bem como foi observado o quórum legal para a realização da assembleia geral em 1ª ou 2ª convocação.  Assinar o requerimento e  reconhecer a firma por autenticidade em tabelionato de notas (art. 1153 CCB).

2. Ata de eleição e posse da Diretoria, digitada ( ata da Assembleia Geral, ou outro órgão de acordo com previsão estatutária). Declarar no final que: “a presente ata é cópia fiel do livro de atas da entidade.” Após esta declaração constar o nome, cargo e assinatura do Presidente e Secretário. 

3. Relação com o nome dos componentes da Diretoria e todos os Conselheiros (assinada pelo presidente), indicando nome completo, sem abreviaturas, estado civil, se for o caso informar a existência de união estável,
profissão, filiação, endereço, CPF, RG e endereço eletrônico se houver. Se Solteiro, declarar a maioridade ou emancipação. Prova de permanência legal no país para os estrangeiros que participem da Associação (art.  12 da CF e artigos 96 a 99 do Estatuto do Estrangeiro).

4. CNPJ válido, obtido através da página na internet www.receita.fazenda.gov.br.

OBSERVE COM ATENÇÃO

a) Mencione o nome completo da entidade na ata de eleição: Lembre-se que a ata produzirá efeitos como documento autônomo. Embora seja lavrada no livros de atas da entidade, o livro não a acompanhará nas repartições públicas e/ou bancos onde a ata será apresentada;

b) Mencione sempre o nome do órgão encarregado da eleição, conforme prevê o estatuto. Na maioria das vezes é a Assembléia Geral, mas também pode ser o Conselho Deliberativo, etc... Se não houver previsão estatutária diversa, mencionar na ata que os integrantes tomam posse no mesmo ato. Caso a posse seja em outro momento, apresentar também a ata de posse.

c) Reeleição: Observe antes se o estatuto autoriza a reeleição. No caso de CPM de Escolas Estaduais o estatuto padrão (Dec. 42.411/2003) permite apenas a reeleição por uma única vez, para o mesmo cargo. Portanto, a mesma pessoa, não pode ocupar o mesmo cargo por três eleições consecutivas. Ainda no caso de CPM de Escolas o estatuto padrão somente permite a eleição para os cargos de presidente, vice presidente, 1º secretário e 1º Tesoureiro de pai, mãe de aluno ou responsável por aluno. Ver artigo 19 dos estatutos;

d) Nomes corretos e completos dos eleitos: Exija o documento de identidade das pessoas eleitas para grafar corretamente os nomes nas atas de eleição. Lembre-se que haverá dificuldade para o eleito identificar-se junto aos bancos e demais repartições públicas, caso seu nome na ata, esteja diferente do que consta em sua carteira de identidade.

e) Membros solteiros - maioridade: Sempre que houver membros solteiros, informe se o mesmo é maior de idade ou não;

f) Informe sempre o resultado da eleição e o cargo dos eleitos: Não adianta informar que ocorreu a Assembleia e que havia apenas uma chapa s não constar na ata que a referida chapa foi a escolhida e eleita, bem como o nome dos cargos dos eleitos;

g) Prazo do mandato: Antes de fazer a eleição e/ou posse da nova diretoria, verifique no estatuto o prazo do mandato da diretoria.